Un matériel de sécurité adéquat et suffisant est très important. Vous tenez à assurer la protection optimale de vos collaborateurs au travail afin qu'ils puissent rentrer chez eux sains et saufs chaque soir. Mais le processus d'achat prend beaucoup de temps. Voulez-vous accélérer et faciliter ce processus ? C’est possible !
Dans la plupart des entreprises, le processus d'achat des matières premières et/ou des marchandises est totalement consolidé.
En revanche, le processus d'achat des EPI reçoit souvent peu d’attention. Trop peu, malheureusement. Les raisons sont diverses :
Les EPI constituent un domaine à part entière et assez complexe à mesure que vous en apprenez davantage à leur sujet. Les produits doivent être conformes à certaines normes. En tant qu'acheteur, vous devez également savoir quels produits sont adaptés à quelles conditions de travail et à quels risques. De plus, vos collaborateurs ont également leur avis sur le confort d’utilisation de ces équipements et sur leur apparence.
Compte tenu de la nature personnelle des équipements, différentes personnes souhaitent avoir leur mot à dire sur les produits sélectionnés : le conseiller en prévention, le comité de protection et de prévention au travail, le chef d'entrepôt, le syndicat et, bien sûr, les travailleurs eux-mêmes.
De plus, vous pensez probablement aussi que cela ne vaut pas la peine d'optimiser ces achats parce que les quantités et le budget ne sont pas assez importants. Mais comme nous le savons tous, la sécurité est un impératif absolu.
Quatre conseils pratiques pour un processus plus rapide et plus efficace
Il y a donc de nombreux aspects et préférences personnelles à prendre en compte en ce qui concerne les EPI. En un rien de temps, vous vous retrouvez avec des piles de catalogues sur votre bureau et les arbres vous empêchent de voir la forêt.
Heureusement, vous pouvez optimiser le processus d'achat.
Cela signifie moins de paperasserie et vous fait gagner beaucoup de temps. Voici quatre conseils pratiques pour mieux organiser l'achat des équipements de sécurité :
- #1: Posez de bonnes bases
- #2: Automatisez le processus
- #3: Autorisez vos collaborateurs à passer les commandes
- #4: Adoptez une solution de distribution
#1: posez de bonnes bases
Prenez le temps de composer le portefeuille approprié.
Répertoriez tous les risques et toutes les tâches et notez le matériel nécessaire à la réalisation de ces tâches. Alignez ensuite les tâches et les équipements utilisés et recherchez les correspondances. Jusqu'à obtenir un portefeuille aussi limité que possible constitué des équipements de protection individuelle nécessaires.
Sélectionnez ensuite deux options alternatives pour chaque équipement. Faites tester tous ces produits par les travailleurs.
Dressez ensuite une liste des produits approuvés et des produits préférés par tâche. Vous pouvez toujours consulter cette liste lorsque vous devez commander des produits de sécurité.
N'oubliez pas d’inclure les équipements alternatifs dans la liste. Un produit n'est pas disponible en stock chez le fournisseur ? Dans ce cas, vous avez toujours la possibilité de recourir à une option alternative approuvée.
#2: Automatisez le processus
Vous souhaitez économiser jusqu'à 35 % sur les frais administratifs et jusqu'à 25 % en termes de temps ?
Dans ce cas, ne passez pas vos commandes par e-mail ou par fax, mais connectez votre progiciel ERP à celui de votre fournisseur via EDI (Échange de Données Informatisé).
EDI est un terme collectif qui désigne les échanges électroniques de documents tels que les commandes, les confirmations de commande et les factures. Différentes plates-formes sont disponibles à cet effet (dont Basware, Descartes, Elemica et Tungsten). Les commandes effectuées via EDI permettent non seulement de gagner du temps et de réaliser des économies sur les coûts, mais elles contribuent aussi à réduire la marge d'erreur au niveau des livraisons et des factures.
De plus, vous recevrez une confirmation de commande et un délai de livraison au bout de quelques secondes seulement.
Un autre avantage pratique : le stock est réapprovisionné sans intervention manuelle, ce qui réduit la charge administrative pour vous.
Dans cette vidéo, vous voyez la simplicité de EDI.
#3: Autorisez vos collaborateurs à passer les commandes
De plus en plus d'entreprises donnent à leurs travailleurs la possibilité de commander eux-mêmes leurs propres équipements de protection individuelle en ligne. Ils connaissent leurs propres préférences en termes d’utilisation et savent ce qui convient ou non à leurs conditions de travail.
Autorisez vos collaborateurs à accéder aux produits approuvés (conseil 1) sur le site Web ou la plateforme de commande de votre fournisseur. Établissez des règles et déterminez vous-même les budgets qu'ils ne doivent pas dépasser.
La plateforme de commande de vdp.com renvoie même automatiquement à un centre de coûts. De cette façon, le service financier reçoit immédiatement une facture correcte. Cela permet de réduire considérablement les procédures administratives !
#4: Adoptez une solution de distribution
Avec les distributeurs automatiques, également connus sous le nom de distributeurs d’EPI, vos collaborateurs ont toujours accès aux équipements de sécurité disponibles.
Plus besoin de passer des commandes : tout fonctionne automatiquement.
Dès qu'un produit est presque épuisé, une nouvelle commande est automatiquement créée et placée dans le distributeur. Cela donne un processus qui fonctionne de manière plus efficace autant pour vous que pour vos collaborateurs.
Et bien sûr, en tant qu'acheteur, vous pouvez contrôler la disponibilité et la consommation des produits.
Conseil Bonus: des collaborateurs satisfaits
Si vous pouvez garantir que les équipements de sécurité sont disponibles sur les étagères en temps voulu, la satisfaction de vos collaborateurs est garantie elle aussi.
De plus, cela vous fait gagner beaucoup de temps et vous permet de travailler plus efficacement.
Gagnant-gagnant pour tous !
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