Goed en voldoende veiligheidsmateriaal is heel belangrijk. Je wilt dat medewerkers optimaal beschermd aan de slag gaan, zodat ze ’s avonds veilig en wel weer naar huis kunnen. Maar het aankoopproces kost veel tijd. Wil jij ook sneller en gemakkelijker door dat proces heen? Dat kan!

Bij de meeste bedrijven staat het aankoopproces van grondstoffen en /of handelsgoederen helemaal op punt.

Het aankoopproces van pbm’s daarentegen is vaak iets waar soms te weinig aandacht aan besteedt wordt.

Te weinig, helaas. De redenen zijn divers:

Pbm’s zijn een vak apart en best wel complexe materie naarmate je er meer over leert. De producten moeten voldoen aan bepaalde normeringen. En dan moet je als inkoper er ook nog achter zien te komen welke producten geschikt zijn voor welke werkomstandigheden en risico’s. Bovendien hebben je medewerkers ook een mening over het draagcomfort en looks.

Net omwille van het persoonlijke karakter willen verschillende mensen hun stem hebben over de geselecteerde producten: de preventie-adviseur, het comité voor bescherming en preventie op het werk, de magazijnier, vakbond en uiteraard ook de medewerkers.

Bovendien denk je waarschijnlijk ook dat het niet loont om te optimaliseren omdat de aantallen en het budget niet voldoende groot is. Maar zoals we allemaal weten is veiligheid een echte must.

Zo gaat het sneller en efficiënter: vier praktische tips

Er zijn dus veel aspecten en persoonlijke voorkeuren rond pbm’s waarmee je rekening moet houden. Voor je het weet liggen er stapels catalogi op je bureau en zie je door de bomen het bos niet meer.

Gelukkig kun je het aankoopproces optimaliseren. Dat betekent minder administratieve rompslomp én je bespaart veel tijd.

Hier zijn vier handige tips om de aankoop van veiligheidsmateriaal beter te organiseren.

• #1: Leg een goede basis
   
• #2: Automatiseer het proces
   
• #3: Laat je medewerkers zelf bestellen
   
• #4: Schakel een distributie oplossing in

#1: Leg een goede basis

Steek eenmalig tijd in het samenstellen van het juiste portfolio.

Breng daarbij alle risico’s en taken in kaart en noteer welke materialen hiervoor nodig zijn. Dan leg je de taken en de gebruikte materialen naast elkaar en zoek je overeenkomsten. Tot je een zo beperkt mogelijk portfolio van de nodige persoonlijke beschermingsmiddelen hebt.

Vervolgens selecteer je voor elk materiaal twee alternatieven. Al deze producten laat je testen door medewerkers.

Daarna maak je een lijst met goedgekeurde producten en voorkeursproducten per taak. Deze lijst kun je steeds weer erbij pakken wanneer je veiligheidsproducten moet bestellen.

Vergeet niet de alternatieve middelen op de lijst te zetten. Is een product niet op voorraad bij de leverancier? Dan heb je altijd een goedgekeurd alternatief achter de hand.

#2: Automatiseer het het ganse proces

Wil jij ook tot 35% besparen op administratieve kosten en tot 25% op je tijd?

Bestel dan niet via e-mail of fax, maar koppel je ERP-pakket aan dat van je leverancier via EDI (Electronic Data Interchange).

EDI is een verzamelnaam voor elektronische uitwisselingen van documenten zoals orders, orderbevestigingen en facturen. Hiervoor bestaan verschillende platformen (o.a. Basware, Descartes, Elemica en Tungsten). Behalve een besparing van tijd en kosten, betekent bestellen via EDI ook een lagere foutmarge bij leveringen en facturen.

Daarnaast ontvang je binnen een paar seconden een orderbevestiging en de levertermijn.

Ook handig: de voorraad wordt bijbesteld zonder manuele tussenkomst, dus er is minder administratieve last voor jou.

In deze video zie je hoe EDI het bestelproces erg makkelijk maakt:

#3: Laat je medewerkers zelf bestellen

Meer en meer bedrijven laten medewerkers zelf hun persoonlijke beschermingsmiddelen online bestellen. Zij weten wat ze het liefst dragen en wat wel en niet geschikt is voor hun werkomstandigheden.

Geef je medewerkers toegang tot de goedgekeurde producten (tip 1) op de website of bestelplatform van je leverancier.

Stel regels op en bepaal zelf welke budgetten ze niet mogen overschrijden.

Bijvoorbeeld via het bestelplatform van vdp.com wordt zelfs automatisch een kostenplaats eraan gekoppeld. De financiële afdeling ontvangt dan meteen een correcte factuur. Dat scheelt een hoop administratie!

#4: Schakel een distributie oplossing in

Via distributieautomaten of PBM automaten, hebben je medewerkers 24/7 toegang tot beschikbare veiligheidsmaterialen.

Zo hoef je zelf geen aankooporders meer te maken, maar loopt alles automatisch.

Zodra een product bijna op is, wordt er automatisch een nieuwe bestelling aangemaakt en geplaatst in de automaat. Dit werkt prettiger voor zowel de medewerkers als voor jou.

En natuurlijk kun jij als inkoper de beschikbaarheid en het verbruik van de producten volgen.

Bonus: Tevreden medewerkers

Als jij ervoor kan zorgen dat veiligheidsmiddelen tijdig op de plank liggen, heb je gegarandeerd tevreden medewerkers.

Bovendien bespaar jij hiermee veel tijd en kan je efficiënter werken.

Win/win voor iedereen!

Vond je dit artikel interessant? Vergeet niet te delen!