Weinig dingen zijn meer frustrerend dan wachten aan de telefoon. Bij Vandeputte proberen we daarom steeds om de wachttijd voor uw oproep tot een minimum te beperken. Sinds deze zomer gebuikt Vandeputte om deze reden  in Vlaanderen en Nederland een volledig nieuw communicatiesysteem, namelijk MS Lync. MS Lync is een programma van Microsoft, waarmee je kan chatten, bellen, vergaderen en bestanden kan delen, …, maar vooral: dankzij MS Lync kunnen we uw oproepen ‘slim’ doorschakelen.

Wat is slim doorschakelen?

Stel: u probeert uw vaste contactpersoon bij Vandeputte op te bellen, maar hij of zij is afwezig of even weg van de werkplaats. Voortaan zal de telefoon dan niet meer eerst rinkelen op een leeg bureau, maar wordt de oproep meteen toegewezen aan een andere collega. Die collega wordt niet willekeurig gekozen, maar wordt geselecteerd op basis van overeenkomende “competenties”. Zo zorgen we ervoor dat de persoon aan de lijn, u hoogstwaarschijnlijk ook zal kunnen voorthelpen met uw vraag. Wacht u liever tot uw vaste contactpersoon beschikbaar is? Dat kan. U hoort immers een boodschap om te melden dat u doorgeschakeld wordt.

Ook voordelen voor onze werknemers

Ook voor onze werknemers biedt Lync heel wat voordelen. Dankzij video conferencing worden er heel wat trips tussen de verschillende vestigingen – en dus ook tijd - uitgespaard. Naast e-mailen en bellen kunnen collega’s nu ook chatberichten sturen en elkaars beschikbaarheid consulteren.

Alle computers en telefoontoestellen werden bij de omschakeling vervangen door laptops en headsets. Dit biedt onze medewerkers de nodige flexibiliteit: ze kiezen hun werkplek in functie van de uit te voeren taak en ook thuiswerken wordt een stuk eenvoudiger.

Verloop van de implementatie

Aangezien telefoneren via de computer met een headset toch totaal anders ervaren wordt dan  communiceren via een telefoontoestel en een klassieke centrale, probeerden we het systeem eerst uit in 1 vestiging te Oosterhout (NL). Dit gaf ons de kans om te verifiëren dat de bereikbaarheid voor onze klanten gegarandeerd wordt en de medewerkers kunnen wennen aan het telefoneren met een headset. Zowel klanten als medewerkers reageerden positief op de omschakeling, wat meteen het startschot betekende om  ook in de vestiging te Puurs en het hoofdkantoor in Boechout Lync te implementeren.

Later dit jaar gaan ook de andere filialen van Vandeputte  telefoneren via Lync.